La planification d’événements estivaux, tels qu’un festival, un spectacle ou une activité culturelle, est loin d’être de tout repos, et s’échelonne sur plusieurs mois, voir une année d’avance. Après avoir développé son concept dans les moindres détails et en avoir établi la mission, il faut former une équipe motivée et la diriger, décrocher des subventions ou développer des partenariats, et en coordonner les différentes étapes. Les événements plus personnels, comme l’organisation d’un mariage ou d’une réunion de famille, qui nécessite quelques mois, ont eux aussi leurs lots de tâches à effectuer!
En se concentrant sur la liste d’invités, la décoration et le menu, on tend à oublier les éléments secondaires — mais ô combien importants — comme l’équipement d’appoint. Prévoir des breuvages pour tous, c’est bien, mais s’assurer qu’ils restent au froid grâce à un réfrigérateur, c’est encore mieux. Il en va de même pour le congélateur, qui évitera à votre glace de se retrouver en eau!
Voici quelques conseils pour vous y retrouver et réduire votre stress lors de la planification d’un événement d’envergure.
Effectuez les réservations le plus tôt possible !
En vous y prenant tôt, vous vous départirez facilement de quelques tâches et vous vous sentirez plus en contrôle. Ainsi, on peut réserver rapidement les artistes participants, le traiteur, la salle ou le chapiteau et l’équipement dont vous aurez besoin.
Pour ne pas être pris au dépourvu, n’hésitez pas à réserver réfrigérateurs et congélateurs plusieurs mois à l’avance. Votre soirée se déroulera au mois de juillet? Les mois calmes de l’hiver sont parfaits pour contacter votre fournisseur !
Dans le feu de l’action, il est facile d’oublier de réserver l’équipement frigorifique, pourtant indispensable. En été, l’achalandage peut les rendre beaucoup plus difficiles à dénicher.
Définissez adéquatement vos besoins en équipement.
Les professionnels de l’événementiel s’entendent pour dire que certains équipements sont plus indispensables que d’autres. C’est le cas, par exemple, des tables et des chaises, des systèmes de son et d’éclairage et des appareils de réfrigération. En effet, rares sont les rassemblements où l’on ne sert pas de nourriture ou de breuvages, ne serait-ce que des bouteilles d’eau pour contrer la chaleur.
Pour s’assurer d’avoir le matériel adéquat, il importe de bien définir ses besoins. Il existe un grand choix de modèles de réfrigérateurs et de congélateurs de différentes capacités, tant verticaux qu’horizontaux. Vous pouvez aussi opter pour des présentoirs vitrés, parfaits pour proposer votre éventail de bières ou de friandises glacées lors d’un spectacle. Les entreprises qui participent à un salon professionnel les préféreront également pour exhiber convenablement leurs produits périssables à leur stand d’exposition.
Pensez aussi à prévoir de l’équipement supplémentaire pour la conservation du reste de vos aliments afin d’éviter les pertes. Finalement, n’oubliez pas de vérifier que les lieux sont équipés de prises électriques assez puissantes pour soutenir les besoins en alimentation de vos appareils !
La location d’équipement : une solution simple et avantageuse
La façon la plus simple de vous procurer du matériel à usage unique est sans contredit la location. Beaucoup plus abordable que l’achat, c’est une solution sans casse-tête : en plus de bénéficier des conseils d’une équipe de professionnels, vous n’aurez pas à gérer la logistique du transport.
Par exemple, la location d’un appareil de congélation ou de réfrigération chez l’Entrepôt du Frigo est un service clé en main : livraison, installation et cueillette sont pris en charge. Et contrairement à l’achat, vous n’aurez pas non plus à vous soucier d’entretenir et d’entreposer un réfrigérateur ou un congélateur à l’année.
Un service à la hauteur (ou à la petitesse) de votre événement !
Contrairement à ce que l’on est porté à croire, il n’y a pas que l’événementiel d’envergure qui nécessitent la location d’équipements de congélation ou de réfrigération. Un rassemblement plus modeste, comme un mariage, des fiançailles, un baptême, un anniversaire, une conférence ou une soirée de financement, peut tout aussi avoir besoin d’un frigo en extra pour contenir nourriture et breuvages, et d’un congélateur pour la glace. Nos prix de location avantageux permettent justement aux organisateurs d’événements privés… de ne pas se priver !
Pour des conseils personnalisés sur la location d’un congélateur ou d’un réfrigérateur adéquat pour votre événement, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour ça ! Du lundi au vendredi, appelez au : 514-388-8181.
